Hoe stroomlijn je essentiele communicatie van je medewerkers · Kega

Het belang van medewerkerscommunicatie
Misschien wel het belangrijkste van alle interne communicatie is dat je als organisatie duidelijkheid voor je medewerkers schept. Wanneer er grote veranderingen worden doorgevoerd of snel opeenvolgende veranderingen plaatsvinden, is het noodzakelijk dat de juiste personen in de organisatie duiding geven. Directie of top management is daarbij de aangewezen groep. De volgende richtlijnen kunnen goed aangehouden worden om de verwachtingen bij de medewerkers te managen:

Reageer snel op nieuws
Hou bij voorkeur aan dat je binnen 2 uur van groot nieuws naar je medewerkers reageert. Ook zij hebben het nieuws veelal gehoord en zullen direct met vragen zitten als ‘wat betekent dit voor ons bedrijf en specifiek voor mij?’. Hierop richting geven, geeft aan dat je de vragen van de medewerkers begrijpt. Het hoeft overigens niet te betekenen dat de eerste reactie direct alle antwoorden geeft. Aan je medewerkers laten weten dat je er druk mee bezig bent en er snel concreet op terugkomt, geeft ook vertrouwen.

Niet alleen wat moet maar ook wat mag
In de communicatie wordt veelal benoemd wat er veranderd is en wat er dan ook niet meer kan en mag. Uiteraard zijn dit belangrijke wijzigingen maar het is ook verstandig om aan te geven wat er wel mag. Dit geeft de medewerker naast een duidelijk kader ook vrijheid om zijn werk, weliswaar aangepast, uit te voeren.

 

Hou contact
Zeker op afstand is contact onderhouden met je medewerkers essentieel. Enerzijds houd je ze op de hoogte van de veranderingen die er spelen binnen de organisatie, anderzijds verneem je zo ook of er nog vragen leven bij de medewerkers. Deze vragen zorgen ervoor dat je kan blijven sturen op eventuele taken en de verwachtingen kan blijven managen.

Interactie op gang brengen
Vergeet niet dat je medewerkers vaak goede ideeën hebben die jouw business weer verder kunnen brengen. Ook zij zijn elke dag met jouw producten of service bezig, hebben klantcontact en spreken concullega’s (die ook veranderingen doormaken). Het is dus niet alleen slim om te zorgen dat medewerkers hun ideeën kunnen delen met de organisatie, het helpt ook om de engagement onder de medewerkers te verhogen. Je voelt je als medewerker gewaardeerd dat er naar je geluisterd wordt en dat er wat met je ideeën gedaan wordt (mits ze goed zijn). Dit vergt uiteraard ook een duidelijke stroomlijning van de communicatie, want niet reageren op aangedragen adviezen werkt het tegenovergestelde in de hand.

Welke tools stel je beschikbaar?
Om de communicatie naar je medewerkers te stroomlijnen, heb je geschikte tools nodig om deze communicatie op gang te brengen. Lang niet iedere medewerker heeft bijvoorbeeld thuis toegang tot zijn werkmail en hoort pas vaak op de werkvloer wat de bedoeling is. Een medewerkers-app zoals Retail InTouch is bij uitstek een tool die de interne communicatie stroomlijnt.
Binnen deze app is het, door het uitgebreide rechtensysteem, mogelijk om 1-op-1 met medewerkers, met medewerkersgroepen en met het totale medewerkersbestand te communiceren.

Ook zijn er mogelijkheden ingebouwd om interactie op te zetten van medewerkers naar het hoofdkantoor en is het systeem gebouwd op taakgericht werken. Doordat deze medewerkersapp een volledig mobiele oplossing is, is deze voor het hele personeelsbestand toegankelijk.

Wil je meer informatie over hoe Retail InTouch kan helpen met het stroomlijnen van communicatie? Neem dan contact op met Nathalie Piket, via nathalie.piket@kega.nl.