Hoe stroomlijn je essentiële communicatie naar je medewerkers? 

De afgelopen periode was op z’n zachts gezegd roerig. Zeker in de begindagen van de maatregelen rondom COVID-19 volgden de beleidsveranderingen elkaar bijna dagelijks op. Thuiswerken werd gestimuleerd, winkels sloten (tijdelijk) hun deuren en winkelpersoneel werd ingezet voor personal shopping of thuisbezorgen. En twee dagen later kon dit zo weer anders zijn, met alle vragen van medewerkers van dien. In een periode waar wijzigingen snel achter elkaar volgen, is een gestroomlijnde communicatie met de medewerker essentieel. Kega heeft een aantal tips samengesteld voor een gestroomlijnde interne communicatie.

 

Het belang van medewerkerscommunicatie
Misschien wel het belangrijkste van alle interne communicatie is dat je als organisatie duidelijkheid voor je medewerkers schept. Wanneer er grote veranderingen worden doorgevoerd of snel opeenvolgende veranderingen plaatsvinden, is het noodzakelijk dat de juiste personen in de organisatie duiding geven. Directie of top management is daarbij de aangewezen groep. De volgende richtlijnen kunnen goed aangehouden worden om de verwachtingen bij de medewerkers te managen:

Reageer snel op nieuws
Hou bij voorkeur aan dat je binnen 2 uur van groot nieuws naar je medewerkers reageert. Ook zij hebben het nieuws veelal gehoord en zullen direct met vragen zitten als ‘wat betekent dit voor ons bedrijf en specifiek voor mij?’. Hierop richting geven, geeft aan dat je de vragen van de medewerkers begrijpt. Het hoeft overigens niet te betekenen dat de eerste reactie direct alle antwoorden geeft. Aan je medewerkers laten weten dat je er druk mee bezig bent en er snel concreet op terugkomt, geeft ook vertrouwen.

Niet alleen wat moet maar ook wat mag
In de communicatie wordt veelal benoemd wat er veranderd is en wat er dan ook niet meer kan en mag. Uiteraard zijn dit belangrijke wijzigingen maar het is ook verstandig om aan te geven wat er wel mag. Dit geeft de medewerker naast een duidelijk kader ook vrijheid om zijn werk, weliswaar aangepast, uit te voeren.

 

''Werk is meer dan 4 letters''

Functioneel en ook ontspanning
Werk is meer dan 4 letters. Uiteraard moeten taken uitgevoerd worden door de medewerker maar is het ook een plaats waar collega’s elkaar ontmoeten en lief en leed wordt gedeeld. De werkplaats heeft dus ook een sociale functie voor je medewerkers. Speel hierop in met de communicatie; de medewerkers zijn er niet alleen voor de organisatie maar ook voor zichzelf.

Het managen van de verwachtingen
In tijden van verandering, veranderen er op ieder niveau en op elke functie zaken. Deze veranderingen dienen per functiegroep duidelijk te zijn en daarnaast duidelijk naar de desbetreffende medewerkersgroep gecommuniceerd te worden. Het dient voor ieder individu duidelijk te zijn wat er van hem/haar verwacht wordt. Het managen van de verwachtingen dus!

Taakgericht communiceren
Om in een keer de beleidsveranderingen bij iedereen op het netvlies te hebben is helaas een utopie. Daarnaast is het 1-op-1 spreken van alle medewerkers voor grote organisaties met diverse vestigingen bijna onmogelijk. Taakgericht communiceren kan dan heel goed helpen. Deze vorm van communicatie maakt het heel overzichtelijk en helder wat er op welk moment van de medewerker verwacht wordt. Er zijn diverse tools die taakgericht communiceren op individueel niveau mogelijk maken. Je medewerkers zullen hier, in tijden van verandering, dankbaar voor zijn.

Hou contact
Zeker op afstand is contact onderhouden met je medewerkers essentieel. Enerzijds houd je ze op de hoogte van de veranderingen die er spelen binnen de organisatie, anderzijds verneem je zo ook of er nog vragen leven bij de medewerkers. Deze vragen zorgen ervoor dat je kan blijven sturen op eventuele taken en de verwachtingen kan blijven managen.

Interactie op gang brengen
Vergeet niet dat je medewerkers vaak goede ideeën hebben die jouw business weer verder kunnen brengen. Ook zij zijn elke dag met jouw producten of service bezig, hebben klantcontact en spreken concullega’s (die ook veranderingen doormaken). Het is dus niet alleen slim om te zorgen dat medewerkers hun ideeën kunnen delen met de organisatie, het helpt ook om de engagement onder de medewerkers te verhogen. Je voelt je als medewerker gewaardeerd dat er naar je geluisterd wordt en dat er wat met je ideeën gedaan wordt (mits ze goed zijn). Dit vergt uiteraard ook een duidelijke stroomlijning van de communicatie, want niet reageren op aangedragen adviezen werkt het tegenovergestelde in de hand.

Welke tools stel je beschikbaar?
Om de communicatie naar je medewerkers te stroomlijnen, heb je geschikte tools nodig om deze communicatie op gang te brengen. Lang niet iedere medewerker heeft bijvoorbeeld thuis toegang tot zijn werkmail en hoort pas vaak op de werkvloer wat de bedoeling is. Een medewerkers-app zoals Retail InTouch is bij uitstek een tool die de interne communicatie stroomlijnt.
Binnen deze app is het, door het uitgebreide rechtensysteem, mogelijk om 1-op-1 met medewerkers, met medewerkersgroepen en met het totale medewerkersbestand te communiceren.

Ook zijn er mogelijkheden ingebouwd om interactie op te zetten van medewerkers naar het hoofdkantoor en is het systeem gebouwd op taakgericht werken. Doordat deze medewerkersapp een volledig mobiele oplossing is, is deze voor het hele personeelsbestand toegankelijk.

Wil je meer informatie over hoe Retail InTouch kan helpen met het stroomlijnen van communicatie? Neem dan contact op met Nathalie Piket, via nathalie.piket@kega.nl.

3 tips om jouw content te delen · Kega
3 tips om jouw content te delen · Kega
26 maart, 2020

3 tips om jouw content te delen Een aardverschuiving op online verkopen – Deel 3 Zowel persoonlijk als zakelijk voelen w...

3 tips om online verkopen te stimuleren · Kega
3 tips om online verkopen te stimuleren · Kega
25 maart, 2020

3 tips om vertrouwen bij nieuwe kopers te wekken Een aardverschuiving op online verkopen – deel 2 Zowel persoonlijk als ...

Nelson schoenen implementeert COVID 19 app · Kega
Nelson schoenen implementeert COVID 19 app · Kega
25 maart, 2020

Interview IVO FLIERMAN - NELSON SCHOENEN 'Binnen 3 dagen werd de Nelson InTouch Covid-19 app gelanceerd' Hoe communiceer...