De aanleiding

PLUS stond voor de uitdaging om tegelijkertijd het kassasysteem te vervangen én het Enterprise Resource Planning-systeem (ERP) te integreren in één centrale omgeving. Onder dit ERP-systeem vallen belangrijke bedrijfsprocessen, zoals boekhouding, inkoop, voorraadbeheer en HR. Om de acceptatie van deze nieuwe systemen te vergemakkelijken, wilde PLUS de bestaande apps voor het verzamelen (OPA) en uitleveren (ODA) van weborders graag behouden. In de oude situatie waren deze apps sterk afhankelijk van maatwerk in het kassasysteem. Dit vormde een risico voor de groeipotentie en de stabiliteit van de processen. Daarom is Kega gevraagd om een plan op te stellen voor de realisatie van een nieuwe, flexibele OPA- en ODA-oplossing.

Het belangrijkste doel was het realiseren van een duurzame en toekomstbestendige oplossing met een minimale afhankelijkheid van het POS-systeem. Wel moest de gegevensstroom hier naadloos op aansluiten; de POS blijft immers leidend voor het bepalen van de actuele prijzen en het verwerken van betalingen aan de deur. Verder waren er duidelijke eisen: de nieuwe apps moesten qua functionaliteit gelijk zijn aan de huidige. Daarnaast moest de bezorgapplicatie alle benodigde data vooraf inladen, zodat het bezorg- en afrekenproces ook zonder stabiele internetverbinding soepel kon worden afgehandeld.

De oplossing 

De basis van de oplossing ligt in de koppeling van de nieuwe OPA- en ODA-apps aan het Omnichannel Business Platform (OBP) van Centric. Hierbij vormen het systeem- en processchema en de functionele eisen van Centric het uitgangspunt. De totale oplossing bestaat uit vier onderdelen: de OPA-app, de ODA-app, een back-end en een dashboard.

De OPA-app maakt het verzamelen van weborders mogelijk door middel van het scannen of handmatig invoeren van EAN's (streepjescodes). Ook registreert de app alternatieven, omverpakkingen en THT- of kwaliteitsafwijkingen. Daarnaast beschikt de app over een integratie met het ESL-systeem (Electronic Shelf Labels) en worden er automatisch labels geprint na het pauzeren of afronden van een order.

De ODA-app bevat belangrijke functies voor het bezorgproces. Zo kan de bezorger routes aanmaken, HACCP-temperatuur- en leeftijdscontroles uitvoeren, retouren verwerken en betalingen afhandelen. Dit afrekenen kan zowel via een gekoppelde pintransactie als via een pin-on-glass-oplossing.

De back-end verzorgt de communicatie tussen de apps, de beheerschermen en de servicebus van PLUS via een database en API-calls. Deze back-end verkleint bovendien de afhankelijkheid van de POS; zaken die voorheen als maatwerk op de kassa waren ingericht, zijn nu in deze back-end opgelost.

Het dashboard geeft overzicht aan de filiaal- of vestigingsmanager en de servicebalie. Het toont de status van de geplaatste orders en biedt de mogelijkheid om orderdata, zoals het ordertype, bezorgtijden en het bezorgadres, aan te passen. Daarnaast biedt het dashboard verschillende rapportagemogelijkheden.

De gekozen architectuur zorgt ervoor dat de ODA-app het bezorg- en afrekenproces ook bij onvoldoende internetverbinding kan afhandelen, doordat handelingen lokaal worden opgeslagen. Voor pinbetalingen is slechts een minimale internetverbinding vereist.

Gerealiseerde oplossing 

Door de keuze voor deze duurzame en schaalbare OPA- en ODA-oplossing wordt de afhankelijkheid van de POS geminimaliseerd.

De belangrijkste voordelen zijn:

• Schaalbaarheid en duurzaamheid: De oplossing is robuust en klaar voor toekomstige groei en doorontwikkeling.

• Offline capaciteit: De bezorgapplicatie (ODA) kan processen afhandelen zonder een stabiele internetverbinding.

• Dataregistratie: De OPA-app registreert belangrijke gegevens, zoals scantijden, pauzetijden en alternatieve producten. Deze data wordt beschikbaar gesteld voor de kwaliteits- en productiviteitsdashboards en -rapportages van PLUS.

• Veiligheid en naleving: De applicaties voldoen aan alle veiligheidsnormen (inclusief identificatie via IAM). De ODA zorgt specifiek voor de vastlegging van HACCP-temperatuurcontroles en wettelijke leeftijdscontroles.

Voor medewerkers is het grootste voordeel dat zij, naast een nieuw ERP- en kassasysteem, hun vertrouwde OPA- en ODA-app behouden.

Over PLUS

PLUS is een van de grootste supermarktketens van Nederland. Wat PLUS uniek maakt, is het lokale karakter. De ruim 435 winkels worden grotendeels gerund door zelfstandig ondernemers die diep geworteld zijn in hun eigen buurt.