Bij de introductie van nieuwe software of een belangrijke (interne) app-functie zijn instructies voor de medewerkers essentieel. Zo zorg je er als organisatie voor dat de software optimaal gebruikt wordt en de vragen erover beperkt blijven, wat tijd in de organisatie scheelt. Maar hoe zorg je ervoor dat vaak lange instructiedocumenten aantrekkelijk zijn om te lezen en snel begrepen worden door de medewerkers?
DE SITUATIE
Rituals rolde in 2021 een nieuw workforce management systeem uit voor alle medewerkers. Zo’n nieuw systeem heeft tal van nieuwe functionaliteiten en ook werkt het anders dan het vorige systeem. Dat heeft dus uitleg nodig en brengt natuurlijk de nodige vragen met zich mee. Rituals wilde het haar medewerkers zo duidelijk en makkelijk mogelijk maken en zocht daarom contact met Kega om de instructies rondom de introductie te verzorgen. Een opdracht die Kega op het lijf geschreven is!
DE OPLOSSING
Kega is iedere dag bezig om content, waar mogelijk, te digitaliseren. Het voordeel van gedigitaliseerde content is dat het snel aanpasbaar is en ongelofelijk toegankelijk. Ook handboeken en instructies worden door Kega gedigitaliseerd door middel van video en/of animaties. Het doel hierbij is om deze, vaak lijvige, documenten ‘snackable’ te maken zodat de ontvanger ze graag in zich opneemt en snel begrijpt. Een trend die goed past bij de huidige generatie die gewend is aan korte video’s en beelden. Daarnaast zijn video’s snel en eenvoudig te dupliceren waardoor er met slechts kleine wijzigingen een instructie ontstaat voor de verschillende functies in een bedrijf. Een winkelmanager gebruikt het workforce management systeem nu eenmaal anders dan een winkelmedewerker.
Ook zijn de video’s voor ieder land waar Rituals actief is vertaald. Door middel van ondertiteling wordt elke medewerker het zo makkelijk mogelijk gemaakt.
Dankzij deze instructiecontent is de introductie van het nieuwe workforce management systeem zeer soepel verlopen en benut iedere medewerker van Rituals de functionaliteiten optimaal.
